TOP ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術 劇的に生産性が上がる「15分単位の予定表」

2023/06/15

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ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術

第157回

劇的に生産性が上がる「15分単位の予定表」

  • ビジネススキル
  • キャリア
  • 菅原 洋平氏 作業療法士 ユークロニア株式会社代表 アクティブスリープ指導士養成講座主宰

 

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「はかどっていてもそうでなくても、15分で終わり、そこからまた別の作業をする」ルールを決めれば、作業の集中を妨げるマインドワンダリングは防ぐことができるという。

「必要なタイミング」で「必要なこと」を思い出す力

「打ち合わせのときに、当然知っているはずの用語やエピソードが出てこなかったり、大切なポイントがうっかり抜け落ちてやり直しになったり……。なんて記憶力が悪いんだろうと、頭を抱えることがよくあります」
 
これは、30代男性から聞いた悩みです。同じような経験をした方も多いでしょう。しかしこれ、「記憶力」の問題ではありません。
 
大切なのは、「必要なタイミング」で「必要なこと」を思い出すこと。これが「要領のよさ」につながります。
 
そのためには、脳の容量を空けておかなければなりません。そこには、脳の記憶機能の1つ「ワーキングメモリ」が深くかかわっています。

ワーキングメモリは作業記憶とも呼ばれ、
 
(1)作業をスムーズに行うために、必要な情報を一時的に脳にストックしておく
 
(2)必要になったタイミングでその情報を呼び出す
 
という2つの能力が備わっています。
 
さらにこのワーキングメモリの優れているところは、(1)で情報を脳にストックしておくときに、いくつかの関連する情報を1つの「かたまり」として覚えられる点です。この「ひとかたまりになった情報」をチャンクと呼びます。
 
例えば、プレゼンテーションで「売上データ」「競合の動向」「市場の変遷」「今後の予測」という4つについて話すときも、「別々のことを4つ覚える」のではなく、「プレゼンという1つのチャンクに統合する」ことで、記憶に定着しやすくなります。

脳の容量をセーブする「15分サーキット」とは?

ただ残念なことに、「ワーキングメモリ」が一度に記憶しておける記憶容量(=チャンクの数)は、4つしかありません。しかも、この数を増やすことは脳の構造上、不可能。つまり、やるべきことが5つ以上あると、それだけで容量がいっぱいに。
 
そこで、5つ以上の作業がある場合は、それぞれの作業時間を15分以内で区切る「15分サーキット」の理論を使いましょう(なぜ15分以内なのかは後ほど説明します)。
 
例えば、「プレゼン資料の作成(A)」「会議資料の作成(B)」「売上データ入力(C)」「注文書の作成(D)」「経費精算(E)」という異なる5つの作業があったとします。
 
このとき1作業を15分ごとに区切りながら行い、5つ目を15分やったら1つ目に戻ります。つまり、次のように1つの作業を2回ずつ(2周)行うのです。
 
A―1:プレゼン資料のアウトラインを決める
 
B―1:会議資料のタイトルとリード文、項目をつくる
 
C―1:売上データの入力をする
 
D―1:注文書に入力する内容をメールから探す
 
E―1:領収書を整理する
 
A―2:プレゼン資料に入れる詳細データを探して貼りつける
 
B―2:会議資料の項目に入れる図表を探して貼りつける
 
C―2:売上データの入力を終える
 
D―2:注文書のフォーマットに入力する
 
E―2:会計ソフトに経費を入力する
 
このように、AからEまでの作業を順番に回していきます。たったそれだけで、次のようにさまざまなメリットがあります。
 
・15分たったらなにをやるのかが決まっているので、1つの作業に集中でき、やるべきことを忘れずにすむ
 
・「どの作業にどのくらいの負荷がかかるのか」が分かるので、時間配分の能力が上がる
 
・A とB のように似通った作業が発生すると、「さっき使った資料が参考になるな」というように、作業のコツがほかの作業に応用できることに気付ける

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プロフィール

  • 菅原 洋平氏

    菅原 洋平氏

    作業療法士 ユークロニア株式会社代表 アクティブスリープ指導士養成講座主宰

    1978年、青森県生まれ。国際医療福祉大学卒業後、国立病院機構にて脳のリハビリテーションに従事。生2012年にユークロニア株式会社を設立。東京都千代田区のベスリクリニックで外来を担当しながら、ビジネスパーソンのメンタルケアを専門に、生体リズムや脳の仕組みを活用した企業研修を全国で行う。『あなたの人生を変える睡眠の法則』(自由国民社)、『すぐやる! 』(文響社)などベストセラーを多数上梓。テレビや雑誌など、メディア出演も多数。

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