2023/03/09
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ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術
第145回
「部下が発言しない会議」は上司に責任がある
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会議で活発な議論を交わして欲しいと思っているのに、参加者からほとんど発言がない。こうした場合「やる気がない！」と部下のせいにしてしまいがちだが、実は上司の側に原因があることが多いようだ。
「俺リスペクト上司」が会議をダメにする
「今日は、なんでも自由にアイデアを出してほしい」 会議の冒頭でニコニコとそう言っていた司会役の上司。そう言われて、その言葉を真に受けた社員の1人がアイデアを出してみると、案の定手のひら返し。 「本当にそんなことできると思う？ ちゃんと考えて発言してくれないかな」 「この意見に賛成の人なんて、このなかにいるの？」 意見を全否定されてメッタ打ちに! そんな姿を見せられたら、とてもではありませんが、次に手を挙げる勇気は出ませんよね。
会議で沈黙が3秒続くと恐怖に変わり、その場にいること自体が辛くなっていきます。早くデスクに戻って自分の仕事をしたいのに、この時間はいったい何？ 何の苦行なの？ 部下がそんな気持ちになってしまうのも、無理のない話です。
上司にしてみれば「ダメな意見だからNGを出したんだ、何が悪い」という話かもしれません。しかし、部下から見れば、上司からのダメ出しはかなりのプレッシャーです。こういう上司は、部下の立場から見れば、自分の意見以外は認めるつもりのない「俺リスペクト上司」です。
会議には3種類あることを理解する
では、どうすれば活発な意見が交わされる会議をつくれるのか。前提として、会議は、その目的によって3種類に分けられることを覚えておきましょう。その3種類と会議全体での比率は次の通り。
共有のための会議（会議全体の65％）
決定のための会議（会議全体の13％）
アイデア出しのための会議（会議全体の22％）
多くの企業が、「アイデア出し会議」と「決定のための会議」を同時にやってしまうので、アイデアを出した人がメッタ打ちになるというような、理不尽な事態が発生するのです。
この会議は、3つのうち、どの会議なのか？」と、それをはっきりさせて会議に臨むだけで、会議時間は11％短くなります。
アイデア会議では「出た意見を否定しない」、決定会議では「出された意見や討議から、最後は決定者が決定する」という原則を守ることで、不毛な時間が削減されるのですね。
なお、「決定者が複数集まる決定会議」では、多数決で決めるのか、費用対効果で決めるのかなど、「決定方法」を先に決めると会議が迷走しません。
プロフィール
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日本電信電話株式会社（現NTT）、ITベンチャーの起業などを経て、2005年にマイクロソフトに入社。業務執行役員としてPowerPointやExcelなどの事業責任者などを歴任。2017年に業務改善コンサルティング会社「株式会社クロスリバー」を起業。
のべ800社以上、17万人を超えるビジネスパーソンの効率アップを支援。日常業務にひそむ「名もなきムダ仕事」の撲滅に注力する。
「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。
著書に『AI分析でわかった トップ5％社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5％リーダーの習慣』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）、『科学的に正しいずるい資料作成術』（かんき出版）、『29歳の教科書』（プレジデント）、『仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか？』（アスコム）ほか多数。
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