TOP ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術 「部下が発言しない会議」は上司に責任がある

2023/03/09

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ビジネス著者が語る、リーダーの仕事術

第145回

「部下が発言しない会議」は上司に責任がある

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会議で活発な議論を交わして欲しいと思っているのに、参加者からほとんど発言がない。こうした場合「やる気がない!」と部下のせいにしてしまいがちだが、実は上司の側に原因があることが多いようだ。

「俺リスペクト上司」が会議をダメにする

「今日は、なんでも自由にアイデアを出してほしい」   会議の冒頭でニコニコとそう言っていた司会役の上司。そう言われて、その言葉を真に受けた社員の1人がアイデアを出してみると、案の定手のひら返し。   「本当にそんなことできると思う? ちゃんと考えて発言してくれないかな」   「この意見に賛成の人なんて、このなかにいるの?」   意見を全否定されてメッタ打ちに! そんな姿を見せられたら、とてもではありませんが、次に手を挙げる勇気は出ませんよね。

当然のごとく、それ以降は、誰も発言しなくなるでしょう。
 
会議で沈黙が3秒続くと恐怖に変わり、その場にいること自体が辛くなっていきます。早くデスクに戻って自分の仕事をしたいのに、この時間はいったい何? 何の苦行なの? 部下がそんな気持ちになってしまうのも、無理のない話です。
 
上司にしてみれば「ダメな意見だからNGを出したんだ、何が悪い」という話かもしれません。しかし、部下から見れば、上司からのダメ出しはかなりのプレッシャーです。こういう上司は、部下の立場から見れば、自分の意見以外は認めるつもりのない「俺リスペクト上司」です。

会議には3種類あることを理解する

では、どうすれば活発な意見が交わされる会議をつくれるのか。
 
前提として、会議は、その目的によって3種類に分けられることを覚えておきましょう。その3種類と会議全体での比率は次の通り。
 
共有のための会議(会議全体の65%)
決定のための会議(会議全体の13%)
アイデア出しのための会議(会議全体の22%)
多くの企業が、「アイデア出し会議」と「決定のための会議」を同時にやってしまうので、アイデアを出した人がメッタ打ちになるというような、理不尽な事態が発生するのです。
 
この会議は、3つのうち、どの会議なのか?」と、それをはっきりさせて会議に臨むだけで、会議時間は11%短くなります。
 
アイデア会議では「出た意見を否定しない」、決定会議では「出された意見や討議から、最後は決定者が決定する」という原則を守ることで、不毛な時間が削減されるのですね。
 
なお、「決定者が複数集まる決定会議」では、多数決で決めるのか、費用対効果で決めるのかなど、「決定方法」を先に決めると会議が迷走しません。

プロフィール

  • 越川 慎司氏

    日本電信電話株式会社(現NTT)、ITベンチャーの起業などを経て、2005年にマイクロソフトに入社。業務執行役員としてPowerPointやExcelなどの事業責任者などを歴任。2017年に業務改善コンサルティング会社「株式会社クロスリバー」を起業。

    のべ800社以上、17万人を超えるビジネスパーソンの効率アップを支援。日常業務にひそむ「名もなきムダ仕事」の撲滅に注力する。

    「株式会社クロスリバー」では、メンバー全員が週休3日・週30時間労働を継続。

    著書に『AI分析でわかった トップ5%社員の時間術』『AI分析でわかった トップ5%リーダーの習慣』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)、『科学的に正しいずるい資料作成術』(かんき出版)、『29歳の教科書』(プレジデント)、『仕事ができる人のパワポはなぜ2色なのか?』(アスコム)ほか多数。

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